Cómo configurar Gmail para darle un uso más enfocado al ámbito profesional

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Actualizado 26/09/2017 10:34:21 CET
Gmail
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   MADRID, 26 Sep. (EDIZIONES/Portaltic) -

Gmail es el servicio de correo electrónico por excelencia. La herramienta de Google cuenta con más de mil millones de usuarios activos al mes desde 2016, unas cifras que baten todos los récords de este tipo de aplicaciones. El cliente lo usan todo tipo de personas en cualquier circunstancia, entre las que despunta su uso laboral.

En el trabajo es importante ser eficaz y aprovechar al máximo las opciones que ofrece la mensajería para hacer todo más fácil y llevadero. Estos son algunos consejos que puedes llevar a cabo para configurar Gmail y darle un mejor uso en tu puesto de trabajo.

CREA TU PROPIA FIRMA

Tener firma propia dentro del ámbito laboral es algo casi obligatorio. Da igual si contiene solo tu nombre u otros tantos datos más, que es muy útil para despedirse rápidamente y para que el receptor tenga siempre visible tu información básica de contacto.

Crear una firma es muy sencillo. Tan solo tienes que ir a Configuración > General y ahí navegar hasta el apartado “Firma”. Pon los datos que quieras, selecciona el formato y estilo que más te guste para el texto y añade imágenes o enlaces si lo crees necesario.

CONFIGURA RESPUESTAS AUTOMÁTICAS

Para configurar respuestas automáticas basta con ir al apartado de Configuración > General e ir hasta el final para buscar la sección de “respuesta automática”.

Una vez que lo habilites, tienes que seleccionar el periodo de tiempo que quieres que dure la respuesta, el asunto del correo electrónico que se va a mandar de forma autónoma y el cuerpo del mensaje.

Recuerda que es un único mensaje el que puedas planificar, por lo que si quieres que sirva para distintos tipos de personas o ámbitos, debes plantearte si quieres hacerlo genérico y no muy detallado o si simplemente quieres que sepan que no estás disponible.

DESARROLLA TUS PROPIAS PLANTILLAS DE RESPUESTA ESTÁNDAR

Las plantillas de respuesta estándar o predeterminada sirven para enviar respuestas ya creadas por ti mismo que se guardan para aquellos momentos en los que tienes que enviar un mail genérico o no tienes tiempo para contestar de una forma extensa o específica.

Para activar esta opción hay que ir al apartado de Configuración > Labs y habilitar la herramienta “Respuestas predefinidas”. Una vez hecho esto, pulsa el botón de redactar como si fueras a escribir un nuevo email y escribe la respuesta que quieras guardar.

Para terminar de definirla, pulsa en el desplegable de la esquina inferior derecha de la ventana de redacción del email y en “Respuestas estándar” selecciona guardar para ponerle un título y configurarla. Cada vez que quieras enviar esta respuesta (u otras, ya que puedes predefinir varias), tan solo tienes que ir de nuevo al apartado de “Respuestas estándar” y pulsar sobre el título que le hayas puesto para que se escriba directamente en el mail.

MANTÉN TU CORREO ORDENADO

Mantener el correo ordenado depende de cada quien, pero Gmail tiene algunas opciones muy útiles. Echa mano de las etiquetas para organizar el contenido, destaca lo más importante con el icono de la estrella para tenerlo en la pestaña correspondiente y mantén tu bandeja de entrada lo más vacía posible.

Hace no demasiado te explicamos uno de los mejores métodos para organizar el email: el sistema de las cinco carpetas. Se trata de cinco únicas carpetas entre las que se encuentra la propia bandeja de entrada: la bandeja, “Hoy”, “Esta semana”, “Este mes/Este trimestre” y “FYI”. Si quieres saber más sobre esta fórmula tan solo tienes que pulsar en este enlace.

AÑADE HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

Además del tema de las respuestas estándar, en la opción Configuración > Labs hay multitud de herramientas experimentales puestas a disposición de todo aquel que lo desee. Basta con echar un vistazo a la lista y habilitar las que más útiles te parezcan.

Otra opción que también puedes tener en cuenta es instalar extensiones para el navegador, como Boomerang para programar correos, MailTrack para recibir alertas cada vez que un destinatario lee tu correo u otras tantas que puedes descubrir en la tienda de extensiones del navegador que más utilices.

CONFIGURA LA FUNCIÓN PARA DESHACER ENVÍOS

Gmail trae una opción en los ajustes para que tengas la posibilidad de deshacer un envío si te has equivocado o has cometido algún error, pero has de activarla, ya que por defecto viene deshabilitada.

Para ello, ve a Configuración > General; baja un poco hasta encontrar el apartado “Deshacer el envío”. Marca el recuadro “Habilitar opción Deshacer el envío” y selecciona un periodo de cancelación de 20 o 30 segundos para que tengas un margen amplio de reacción si quieres que no se envíe tu correo.

SILENCIA CONVERSACIONES

Silenciar conversaciones es muy útil, especialmente para esas conversaciones interminables que sabes que no van a ninguna parte. La función oculta el propio hilo de la conversación, pero si se utiliza la barra de búsqueda para dar con esos mensajes se puede acceder sin problemas y contestar si es necesario – puedes buscar por el asunto, el contenido, el nombre del remitente o con el comando is:muted para que salgan todas las conversaciones que tienes silenciadas, por ejemplo -.

Para silenciar una conversación de un correo ya recibido, has de ir a tu bandeja, pulsar en el cuadrado de la izquierda del remitente para marcarlo y seleccionar, en la parte superior, la opción “Más” para abrir el desplegable que oculta el botón de “Silenciar”.

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