Qué es el sistema de las cinco carpetas y por qué es lo mejor para organizar tu email

Sistema de 5 carpetas para organizar el email
PORTADA
Publicado 24/07/2017 8:59:32CET

   MADRID, 24 Jul. (EDIZIONES/Portaltic) -

   El 'email' se ha vuelto un imprescindible de la vida de gran parte de la población. Dentro del mundo personal se utiliza para todo tipo de situaciones, desde compras 'online' hasta enviar o recibir las fotografías del viaje en familia; si nos centramos en el mundo laboral, estamos ya ante un estándar de la comunicación interna y externa de las empresas.

Muchas veces el volumen de correos electrónicos recibidos es muy grande; otras somos tan desorganizados que no sabemos dónde están las cosas, qué queda por leer y mucho menos recordamos que tenemos que darle una respuesta a alguien. La organización de los correos entrantes es fundamental.

Da igual el servicio de mensajería que se utilice, todos permiten crear carpetas y subcarpetas, categorizar los correos con etiquetas o anclarlos a la parte superior de la bandeja de entrada, entre otras opciones.

Hay métodos una infinidad de métodos de organización. Dependiendo del tipo de persona que seas, te servirán más unos u otros. Muchos de estas formas requieren un uso excesivo de carpetas, por lo que al final acaban siendo desechados. Lo mejor es encontrar el equilibro entre la productividad, la sencillez y lo evidente para que sea cómodo y efectivo.

Desde el portal Fast Company se han tomado el tema de la organización muy en serio y Zack Hanlon ha creado y compartido un método basado en cinco carpetas clave. Nosotros lo hemos estado usando durante un tiempo y una vez que te acostumbras, créenos, funciona de maravilla.

ORGANIZACIÓN EN CINCO CARPETAS, INCLUIDA LA BANDEJA DE ENTRADA

Desde la fuente ya citada llega una idea clara: ordenar los 'emails' por tema o temática no es útil. Muchas veces llegan a la bandeja correos que no tienen un tema concreto o que se quedan en tierra de nadie. Estos acaba olvidándose o guardándose donde no corresponde, por lo que la efectividad es nula y la bandeja de entrada se llena de contenidos innecesarias que ni siquiera sirven.

Es necesario priorizar qué 'emails' interesan y cuáles no. Una gran parte de lo que se recibe suele ser de información (promociones, novedades de una web, correos informativos de suscripciones a periódicos): según se lee, debe ser borrado si no es realmente necesario. Nada de 'por si acaso' que solo se acumulan en el fondo de la bandeja y no se vuelven a echar un vistazo. Leer y eliminar, fácil.

Dicho esto, el siguiente paso es la organización. El método propuesto es muy sencillo y efectivo; se trata de cinco únicas carpetas entre las que se encuentra la propia bandeja de entrada: la bandeja, 'Hoy', 'Esta semana', 'Este mes/Este trimestre' y 'FYI' (siglas de ‘for your information’, para tu información, en inglés).

En la primera de ellas, dónde se almacenan los emails recibidos, nada debe permanecer mucho tiempo; hay que mantenerla a cero para que todo lo que llegue sea visible de un vistazo. Según llegan los correos hay que moverlos a otra carpeta, aquí solo se puede quedar aquello que se vaya a responder de forma inmediata y que se espere contestar en un periodo breve de tiempo.

La carpeta de 'Hoy' está destinada a albergar todo aquello que necesitan responderse en las próximas 24 horas tras su recepción. Esto significa que si llega el mensaje y no contestas en el momento, lo guardas en la carpeta para contestarlo a corto plazo; una vez enviada la respuesta, se borra en cuanto no sea de utilidad.

En cuanto a 'Esta semana', aquí se deben almacenar los emails que requieren de una contestación a lo largo de la semana, es decir, que necesitan una contestación en un breve periodo de tiempo pero no tiene por qué ser hoy mismo, sino cuando se tenga un hueco.

La carpeta 'Este mes/este trimestre' (dependiendo de tus necesidades puedes hacer que sea para un periodo de tiempo u otro) está pensada para información que necesita atención a medio o largo plazo. De esta manera, cuando tengas un hueco libre vas echando un vistazo y vas contestando, sin prisa; también es la carpeta ideal para guardar 'emails' de proyectos estudiantiles o laborales, facturas que se reciben por la compra de un producto o contenidos del estilo.

La última carpeta, 'FYI', es más adaptable y más subjetiva, aunque su premisa es que guardes en ella los 'emails' con información importante que puedes necesitar consultar en un futuro. Datos del próximo viaje que vas a realizar, información sobre un amigo que viene a visitarte en unos meses, los datos de registro de una web esencial, etc. Plantea muy bien qué consideras como 'información importante' y rígete por ese criterio para no perder el rumbo y que no se acumule basura.

No se trata de un método difícil de llevar a cabo, pero cuesta un poco acostumbrarse a él, sobre todo si se sigue una dinámica de organización muy cerrada de temas o no se sigue ninguna. Anímate a probarlo, verás como organizar el email por prioridad es bastante más efectivo y útil de lo que puede parecer a primera vista (además, este orden funciona muy bien con las búsquedas internas de tu cuenta de 'email', con lo que cuando necesites encontrar algo, lo harás rápidamente).

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