MADRID, 7 Ago. (EDIZIONES/Portaltic) -
Google Drive, el servicio de almacenamiento en la nube y aplicaciones de ofimática 'online', es uno de los servicios de este tipo más utilizados, por no decir el que más. La cantidad de opciones que ofrece es mucho más que interesante y en ámbitos laborales o académicos se ha vuelto casi un imprescindible, sobre todo porque es una herramienta gratuita.
Si acabas de empezar a utilizar esta plataforma o quieres saber cómo exprimirle todo el jugo, aquí van 10 trucos para sacarle el máximo partido a Google Drive tanto en el ordenador como en tu móvil. Con ellos, podrás aprender a comunicarte con otros en ámbitos colaborativos, a usar funciones un poco más ocultas o a conocer métodos de uso que te ayudarán a ser más rápido o productivo.
CONTROLA QUIÉN PUEDE EDITAR Y LEER UN DOCUMENTO
Un aspecto que caracteriza a cualquier documento de Google Drive es que puede ser colaborativo, es decir, que más de una persona tenga acceso a dicho documento y lo pueda leer, comentar o editar.
Con el documento abierto, pulsa en el botón azul 'Compartir', situado en la parte superior derecha. Ahí podrás seleccionar qué permisos tiene una persona que conozca el 'link' al documento e invitar a gente a que se una a él. Por defecto, cualquiera con el enlace podrá editar el documento, pero se puede seleccionar que solo se permita comentar o leer.
USA EL CHAT Y DEJA COMENTARIOS EN LOS DOCUMENTOS COLABORATIVOS
Como los documentos colaborativos son uno de los mayores atractivos de Google Drive, algo que se debe controlar es la herramienta del chat y las opciones para dejar comentarios en puntos concretos del texto.
Cuando varias personas están en el documento, arriba a la derecha de la pantalla se muestra un icono con forma de bocadillo de diálogo: es el botón de acceso al chat. Para dejar comentarios, tan solo hay seleccionar o destacar la parte del texto que se quiera comentar y en la parte derecha de la hoja del documento, en la misma horizontal que lo destacado, sale un botón acompañado del texto 'Añadir un comentario'. Para acceder a los comentarios, basta con pulsar en el letrero del mismo nombre situado en la parte superior derecha de la pantalla.
SUBE ARCHIVOS CON SOLO ARRASTRARLOS A LA CARPETA
Además de mediante la forma tradicional de menús internos dentro de Google Drive, hay una manera para subir los archivos que tengas en el ordenador hasta tu unidad. Basta con tener abierta la carpeta de tu unidad en la que los quieras almacenar, seleccionar los archivos en su origen y arrastrarlos al destino con el ratón.
CONVIERTE UN PDF EN DOCUMENTO DE TEXTO
Convertir PDFs en documentos de Word es una de las cosas más útiles para todo aquel que utiliza documentos de ofimática con regularidad. Si tienes un PDF en Google Drive y quieres pasarlo a archivo de texto, búscalo en tu unidad y pulsa en él con el botón derecho para ir a Abrir con > Documentos de Google. El nuevo documento se guarda en tu Drive como un documento de texto compatible con Drive y con el Word normal.
DESCARGA LOS ARCHIVOS EN DIFERENTES FORMATOS
Otro aspecto más que llamativo de Google Drive es que puedes descargar cualquier documento en otro tipo de archivo. Con el documento abierto, ve a Archivo > Descargar y selecciona el formato que desees. De esta forma puedes guardar documentos de texto en PDF, archivos .docx, EPUB, HTML, etc.
ESCANEA DOCUMENTOS CON EL SMARTPHONE
La versión móvil de Google Drive también incorpora funciones interesantes, entre las que se encuentra escanear documentos que tengas físicos.
Para ello, tienes que abrir la 'app' en Android o iOS, pulsar en el botón + para crear un nuevo documento y seleccionar la opción 'Usar cámara' o 'Escanear', dependiendo de tu sistema operativo. La aplicación toma una fotografía y el contenido del texto se puede buscar a través de la opción de búsqueda; la imagen se puede abrir como documento de Word pulsando sobre ella con el botón derecho y yendo a Abrir con > Documentos de Google.
GOOGLE IMÁGENES FUNCIONA SIN SALIR DEL EDITOR
Muchas veces se tiende a insertar un imagen en un documento de texto. Dicha imagen suele proceder de nuestros ficheros del ordenador o de un enlace con una URL, pero Google Drive incluye una función bastante interesante: se puede utilizar Google Imágenes sin salir siquiera del documento y buscar ahí la foto.
Para acceder a esta función desde un documento de texto, tan solo tienes que ir al apartado Insertar > Imagen y ahí ir a la pestaña de búsqueda que aparece al final. Las imágenes se buscan de la misma manera que si se hiciera desde el buscador tradicional, así que su uso no tiene ningún misterio.
CREA ENCUESTAS O FORMULARIOS
Con Google Drive también puedes crear encuestas y formularios de todo tipo, de tal manera que otras personas podrán rellenarlos y la plataforma te ofrecerá los resultados de dichas votaciones.
Un 'Formulario de Google', que así se llama la herramienta, se puede crear pulsando en el botón de crear un nuevo documento, la opción 'Más' o 'Nuevo' cuando abres el servicio en el móvil u ordenador.
USA EL MODO SIN CONEXIÓN
Google Drive es un servicio en la nube, por lo que necesita conexión a internet para funcionar de manera correcta. Esto puede ser un problema en algunas ocasiones, por lo que no está de más utilizar la aplicación del móvil para tener a mano documentos, fotografías u otros archivos disponibles sin conexión.
Para ello, ten delante el archivo en cuestión y mantenlo pulsado para seleccionarlo. De entre todas las opciones que aparecen en la parte inferior de la pantalla, activa el botón de 'Acceso sin conexión' para descargarlo en tu móvil y utilizarlo sin necesidad de red.
UTILIZA COMPLEMENTOS
Si todo lo que permite hacer Google Drive te parece poco, puedes añadir más aplicaciones y complementos, tanto aquellos que proceden de la tienda de aplicaciones del navegador --como puede ser DriveTunes para escuchar la música que tengas almacenada en tu cuenta o Guardar en Google Drive para almacenar en tu perfil aquellos archivos que te encuentres al navegar por internet y te interesen-- como otros tantos que se pueden instalar desde el propio catálogo de Google Drive.
Para acceder a este sistema de aplicaciones o complementos, tan solo tienes que pulsar en el botón para crear un nuevo archivo y abrir el desplegable pulsando en 'Más'. Ahí selecciona 'Conectar más aplicaciones' y echa un vistazo a ver qué te encuentras y que es interesante.
Además, dichas aplicaciones tienen su propio catálogo de complementos. Con la aplicación instalada y el documento abierto, pulsa en Complementos > Obtener complementos para ver qué te encuentras.
