Videoconferencias en las empresas: a veces es mejor el 'cara a cara'

BOSTON, (OTR/PRESS)

Viajar es una afición más que popular en todo el mundo pero la cosa cambia cuando es sinónimo de trabajo. En las últimas décadas, el avance de las nuevas tecnologías está logrando que estas incómodas y costosas reuniones se hagan a través de videoconferencias. Sin embargo, a pesar del ahorro en tiempo y dinero, un estudio revela que a pesar de que las videoconferencias sean un sustituto multimillonario de los viajes de negocios, no son el método más efectivo para exponer argumentos en las reuniones.

El estudio 'Videoconferencing in the field: A Heuristic Processing Model' ha sido elaborado por el Institute for Operations Research and the Management Sciencies (INFORMS), dirigido por Carlos Ferran, de la Universidad Great Valley de Pensylvania y Stephanie Watts, de la Universidad de Boston y publicado en el diario interno 'Management Science'.

Según los resultados del informe, recogido por Otr/press, los científicos se han dado cuenta durante la investigación de que es mucho más difícil interpretar la información a través de videoconferencias que a través del clásico cara a cara, lo que afecta a la efectividad de los encuentros.

Otra de las cuestiones que revela el estudio es que hay numerosas diferencias al procesar la información. Una de ellas es que los participantes de una reunión a través de videoconferencia están más pendientes de la apariencia del que habla que de la calidad y la argumentación con la que expone sus ideas y eso afectará al resultado final. "El uso de las videoconferencias puede restar importancia a las decisiones que se tomen", según explica el profesor de la Universidad Great Valley.

CUÁNDO ES ADECUADO USARLA

Watts y Ferrán ofrecen unas pautas para conocer en qué situaciones es mejor usar videoconferencia o en cuáles no es apropiado. En primer lugar, el uso de videoconferencia no es adecuado cuando algunos de los participantes se encuentran de verdad físicamente juntos. En este caso la reunión estaría dividida en dos grupos y es muy probable que interpreten la información de manera distinta. En segundo lugar, el uso de la tecnología de videoconferencias puede fallar y provoca que se pierda rigurosidad en la emisión del mensaje.

La investigación usó como base de estudio la celebración de un congreso de asistencia médica, de 12 semanas de duración. Durante el consistorio, se hicieron 19 reuniones en las que se contaba, indistintamente, con videoconferencias y cara a cara. Cada seminario, de una hora, se componía de una charla del médico correspondiente seguido de una tanda de preguntas y respuestas. Los asistentes al congreso como los que estaban al otro lado de la pantalla pudieron realizar sus preguntas. Las reuniones fueron emitidas simultáneamente por videoconferencia a determinadas páginas webs especializadas.