MADRID, 11 Nov. (EDIZIONES/Portaltic) -
A nuestro correo de Gmail llegan mensajes de distinto tipo, unos más importantes que otros y, si no los llevamos al día o no los tenemos bien organizados, el caos se puede apoderar de nosotros en poco tiempo. ¿Eres un completo desastre y tienes la bandeja de tu Gmail manga por hombro? Presta atención a los siguientes consejos porque te ayudarán a poner orden a tu bandeja de entrada.
Para configurar Gmail debes hacer clic en la rueda que está situada en la parte superior derecha de tu correo. Allí podrás ver que puedes ajustar la “densidad de visualización” (normal, cómoda y compacta”, hacer unos ajustes rápidos para elegir las categorías de mensajes que van a ser las pestañas de tu bandeja de entrada (los demás mensajes aparecerán en la pestaña Principal) y hacer ajustes más profundos de lo que es la bandeja. Para ello tendrás que entrar en “Configuración”.
1.- ELIGE TU TIPO DE BANDEJA
Lo primero que debes hacer es elegir un tipo de bandeja en función de tus necesidades. Para ello deberás hacer clic en la pestaña “Recibidos”. Por defecto te aparecerá la bandeja “predeterminada”, pero tendrás la posibilidad de escoger que tus mensajes importantes aparezcan primero, o que sean los destacados, los no leídos o los prioritarios. Aquí también puedes gestionar las categorías que mencionábamos antes.
2.- SI TIENES INBOX
Si además cuentas con Inbox puedes incluso organizar los mensajes en “completados”, “pospuestos”, para leerlos más tarde, o fijarlos para no perderlos de vista y consultarlos de una forma rápida.
3.- AÑADE PALABRAS CLAVE Y ENVÍATELO
Si no tienes Inbox y sabes que vas a tener que volver a revisar un correo en un futuro, pero tiene muchas papeletas para perderse entre tanto mensaje, una buena opción es añadirle palabras clave que lo identifiquen claramente y volver a enviártelo a ti mismo. De esta manera, cuando tengas que buscarlo no tardarás nada en encontrarlo.
4.- BUSCA COMO UN PROFESIONAL
Si necesitas encontrar algo en tus correos archivados pero no puedes echar mano de las palabras clave, tendrás que buscar como un profesional. ¿Cómo? Usando la función de búsqueda de Gmail, pero con los siguientes trucos:
- Si lo que quieres es excluir registros de conversaciones escribe -label:chats en el campo de búsqueda. Si quieres excluir mensajes de etiquetas específicas coloca el operador -label:[label name]. También puedes buscar mensajes con etiquetas específicas exclusivamente con el operador +label:[label name].
- Para buscar mensajes en un cierto período de tiempo usa los operadores before:[año/mes/día] y after:[año/mes/día].
- Para encontrar tipos específicos de material adjunto utiliza el operador filename:[file type]. Por ejemplo, si quieres encontrar mensajes con documentos en PDF adjuntos, escribes filename:pdf.
- Las búsquedas normales no incluyen mensajes en la carpeta de basura o de Spam. Para encontrar mensajes en la carpeta de basura, usa in:trash, en el caso de la carpeta de spam, usa in:spam. Para encontrar mensajes en todas las carpetas, usa in:anywhere.
5.- ETIQUETAS Y ESTRELLAS DE COLORES
Las etiquetas también son importantes para tener la bandeja más organizada. Gmail nos da la posibilidad de ordenar nuestros mensajes de forma más visual usando varias etiquetas y también varias estrellas de colores. Dentro de “Configuración”, en la pestaña “Etiqueta” podemos activar cuantas queramos para que se muestren en la bandeja. Las etiquetas del sistema (recibidos, destacados, importantes, chats, borradores, todos, spam, papelera) son con las que todos estamos familiarizados y son las que aparecen colocadas en una columna en la parte izquierda de la bandeja, al lado de los mensajes.
En la pestaña “General” también podemos activar etiquetas de colores, es decir “estrellas”. Las estrellas cambian sucesivamente cuando se hace clic en ellas y en función de cómo las hayamos configurado nosotros. Estas etiquetas aparecen justo al lado de los mensajes y son una forma de destacar unos mensajes por encima de otros. Otra forma de visualización.
6.- AGREGA UN PANEL DE VISTA PREVIA
El panel de vista previa de Gmail te ayuda a ordenar los mensajes rápidamente sin necesidad de abrirlos uno por uno. Para agregar este panel, debes ir a la “Configuración” y abrir la pestaña “Labs”, que es, como bien nos explica Google, un centro de pruebas de las funciones experimentales que todavía no están listas para salir a la luz. Ten en cuenta que las funciones de Labs “pueden cambiar, dejar de funcionar o desaparecer en cualquier momento”.
Aquí encontrarás varias funciones. Si buscas entre ellas encontrarás el panel de vista previa. Para activarlo solo tendrás que marcar la casilla “Habilitar” y guardar los cambios.
7.- ACTIVA EL CHAT
El chat de Gmail también es otra prestación de Gmail Labs así también tendremos que activarlo en el mismo sitio. Dentro de “Configuración”, en la pestaña “Labs”. El chat se nos colocará en la columna de la izquierda y siempre que alguno de nuestros contactos estén en línea nos aparecerán en el chat en color verde.
8.- BORRA ARCHIVOS VIEJOS
Los usuarios de Google tienen un espacio de almacenamiento de 15 GB, que se comparte entre Gmail, Google Drive y Google Fotos. Si crees que estás llegando a ese límite o simplemente necesitas hacer limpia y borrar archivos viejos para aprovechar mejor ese espacio te recomendamos que busques primero material con archivos adjuntos.
Para encontrar esos mensajes, ve al campo de búsqueda y haz clic en la flecha que apunta hacia abajo para realizar una búsqueda avanzada. Para buscar mensajes con material adjunto, marca la cuadrícula que dice “Contiene archivos adjuntos” y haz clic en buscar (también puedes escribir "has:attachment" en el campo de búsqueda).
