Impacto de la tecnología para agilizar los trámites

La burocracia siempre ha sido un enemigo a vencer por las administraciones del sector público y del sector privado. Es un entramado que ralentiza cualquier solicitud, trámite y recepción de documentos.   

En muchos países, con anterioridad a la masificación de los avances tecnológicos relacionados con la información, realizar una solicitud para obtener un documento público desencadenaba dolores de cabeza que, con el transcurso de los años, fueron disminuyendo.   

Con la implementación de modernos sistemas de información y la aparición de equipos de computación mucho más veloces, los trámites se han ido automatizando en todos los niveles.    

Un ejemplo claro de este progreso es el demostrado por Estonia. El país europeo es líder en el uso de la tecnología para solicitudes públicas. De hecho, los únicos trámites que no se pueden hacer exclusivamente por Internet son: casarse, divorciarse y vender una vivienda.   

El objetivo es sintetizar requisitos y reducir el tiempo de espera para cada ciudadano. La obtención de las citas previas es otro de los aspectos que se ha transformado gracias a la tecnología.   

En este caso, el impacto abarca muchas más áreas, ya que las citas se utilizan para casi todas las formas de trabajo en el mundo. Desde las citas médicas, tributarias o hasta para solicitar una inspección del vehículo.   

Para este último caso existe la web itvcitaprevia.es en la que se puede solicitar una cita ITV para la inspección del vehículo. El usuario solo debe entrar en la página web y solicitar una cita previa para la ITV indicando la comunidad autónoma, provincia y población donde desee realizar la inspección. En este punto de la solicitud se podrá pedir hora para la ITV. El trámite también se puede realizar también por teléfono.   

Los requisitos para obtener la cita previa son: la matrícula y, en algunos casos, se puede solicitar el número de bastidor, como sucede en Andalucía. Ya en el lugar de la cita y en la fecha acordada, el personal hará una revisión de los documentos del vehículo, ficha técnica, permiso de circulación y recibo del seguro en vigor.   

Temor a lo desconocido

Una de las razones por las que los procedimientos muchas veces no son automatizados obedece a la resistencia al cambio. Estos paradigmas son reales y exhiben temor a lo desconocido, ya que se considera que estos cambios requerirán una capacitación engorrosa y cara.

Es aquí cuando entra en juego la función evangelizadora, de difusión de los beneficios de los cambios que entrarán en funcionamiento. Para esta labor son efectivas las charlas, dinámicas y exposición de resultados.   

Una vez implementados esos cambios, deben aplicarse mecanismos de seguimiento y control para garantizar su buen funcionamiento. Esta parte será agradecida por los usuarios, que reconocerán el esfuerzo realizado para brindar un mejor servicio.   

Sin papeles y otras ventajas

Uno de los beneficios de este cambio ha sido la reducción sustancial del papel, lo que se traduce en ahorro de dinero. La implementación de la tecnología ha generado involuntariamente un reordenamiento de diferentes procesos de gestión, supervisión y control.

Estos alcances no serían una realidad si no existiera una planificación en el aspecto informático, y sus consecuentes subprocesos para la aplicación y desarrollo. La administración electrónica debe fundamentarse en un plan estratégico corporativo con un cambio de actitudes.

En resumen, la administración electrónica exhibe las siguientes ventajas para los usuarios o clientes:   

Disponibilidad

Las plataformas digitales permanecen activas las 24 horas del día para gestionar cualquier solicitud. No es necesario el horario de oficina, ni los días festivos.   

Ahorro de tiempo

La gestión puede realizarse desde el hogar u oficina, sin la necesidad de desplazamientos. Y ya no hay que esperar para ser atendido.   

Facilidad de acceso

Cualquier ordenador o dispositivo móvil hará las veces de oficina cuando se solicite un trámite.   

Estos procedimientos requieren un elemento vital para ser implementados: capital. Todas las plataformas a instalar, el adiestramiento y la capacitación e implementación de estos recursos tienen que contar con una fuerte inversión para hacerse realidad.

Será un primer paso para una nueva era de automatización, en la que el usuario irá acostumbrándose. Esto se verá a medida que se vaya entendiendo cuáles son los nuevos protocolos y requisitos a solicitar, que de ahora en adelante se realizarán a través de una pantalla digital.

Emisor: itvcitaprevia.eS