Nuevo registro de horarios 2025: obligaciones, plazos y cómo prepararse para pymes, según Bixpe

   MADRID, 6 Nov. (BIXPE/PRESS) -

La nueva ley de control horario que entrará en vigor en 2025 promete cambiar la manera en que las empresas registran la jornada laboral de sus equipos, con el objetivo de mejorar la transparencia y evitar abusos, a partir del Proyecto de Ley publicado por el Congreso. Sin embargo, el cambio puede generar dudas, sobre todo entre las pymes y los autónomos, que muchas veces no cuentan con recursos tecnológicos avanzados.

La futura normativa impulsada por el Ministerio de Trabajo, liderado por Yolanda Díaz, exigirá que los registros sean completamente digitales y que reflejen no solo las horas de entrada y salida, sino también los descansos y las interrupciones durante la jornada, con acceso remoto para la Inspección de Trabajo.

¿QUÉ CAMBIA CON LA NUEVA NORMATIVA?

Desde 2019, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral diaria de sus trabajadores. Sin embargo, la nueva ley de control horario 2025 va un paso más allá: busca que el sistema sea 100 % digital, trazable e inalterable, para garantizar que los datos sean fiables y estén disponibles en todo momento para la Inspección de Trabajo.

Entre las principales novedades se incluyen:

• El uso obligatorio de sistemas digitales (ya no bastarán los registros en papel o Excel).
• La trazabilidad completa de los fichajes, es decir, que quede constancia de cualquier cambio o corrección.
• Acceso remoto de la Inspección a los registros, incluso en tiempo real.
• Conservación mínima de los datos durante cuatro años.
• Mayor precisión en el registro: el sistema deberá reflejar entradas, salidas, pausas y horas extra.

En pocas palabras, el control horario dejará de ser un simple trámite administrativo para convertirse en una herramienta digital clave dentro de la gestión laboral. Es un paso lógico hacia la digitalización total de las relaciones laborales y la lucha contra el fraude en horas extra.

¿QUIÉN DEBE CUMPLIR CON LA LEY?

La norma afecta a todas las empresas, grandes o pequeñas, y también a los autónomos con empleados a cargo. Ninguna queda fuera.

Esto supone un reto especialmente para las pymes, que a menudo aún dependen de métodos manuales. Pero precisamente por eso, es fundamental anticiparse: los plazos de adaptación serán cortos.

¿CUÁNDO ENTRA EN VIGOR?

Aunque la ley todavía está en proceso de aprobación, se espera que el texto final se publique a finales de 2025 o comienzos de 2026. Los borradores apuntan a que las empresas tendrán un plazo máximo de 20 días desde su publicación en el BOE para adaptarse al nuevo sistema.

En otras palabras, no conviene esperar a que llegue la fecha. La mejor estrategia es empezar ahora mismo a prepararse, especialmente si tu empresa aún no cuenta con un registro digital.

REGISTRO DIGITAL: QUÉ EXIGE

   La nueva ley deja claro que el registro de jornada debe realizarse de forma digital y segura. Esto implica:

• Fichajes automáticos de entrada, salida y pausas.
• Registros que no se puedan modificar sin dejar rastro.
• Datos almacenados de manera segura durante al menos cuatro años.
• Acceso rápido para la Inspección y para los propios trabajadores.
• Cumplimiento con la protección de datos personales (RGPD).

Para muchas pymes, esto supone pasar de los métodos tradicionales a herramientas en la nube. Plataformas como Bixpe control horario facilitan este salto, ofreciendo sistemas de fichaje digital sencillos, adaptados a diferentes tipos de jornada y que cumplen con todos los requisitos legales.

El objetivo no es complicar el día a día de las empresas, sino garantizar transparencia, agilidad y control real sobre la jornada laboral. Y, de paso, mejorar la organización interna.

SANCIONES Y RIESGOS PARA PRYMES

No cumplir con la ley puede salir caro. Las sanciones por no llevar un registro adecuado se consideran infracciones graves, con multas que pueden llegar hasta 7.500 euro por trabajador en los casos más serios.

Además del riesgo económico, hay otros impactos a tener en cuenta:

• Pérdida de tiempo en inspecciones y correcciones.
• Desconfianza del personal o conflictos laborales por horas mal registradas.
• Problemas de reputación si la empresa es sancionada públicamente.

   Para las pymes, que suelen tener menos margen de maniobra, el incumplimiento puede ser especialmente perjudicial. Por eso, anticiparse y adaptarse de manera planificada es la mejor defensa.

BUENAS PRÁCTICAS DE IMPLANTACIÓN

Adoptar un sistema de control horario digital no tiene por qué ser complicado si se hace con orden. Aquí algunas recomendaciones prácticas:

• Analiza tu punto de partida: revisa cómo registras actualmente las horas y qué fallos o limitaciones tienes.
• Involucra a tu equipo: explica por qué es importante fichar correctamente y cómo se protegerán sus datos.
• Define un protocolo claro: quién ficha, cómo se registran pausas o teletrabajo, y cómo se corrigen errores.
• Elige la herramienta adecuada: busca una solución adaptada a tu tamaño, que sea fácil de usar y cumpla con la ley.
• Haz una prueba piloto antes de aplicarlo a toda la plantilla.
• Guarda los registros y comprueba periódicamente que todo funciona bien.

Implementar el sistema con tiempo permite que los empleados se adapten y que la empresa evite errores o sanciones innecesarias. Como puedes ver, la nueva ley de control horario 2025 representa un gran paso hacia la transparencia y la digitalización.

Aunque el cambio puede parecer complejo al principio, con la herramienta adecuada y una buena planificación, las pymes pueden adaptarse sin dificultades y, de hecho, aprovechar esta transición para mejorar su organización y productividad.