Aprobada la ley foral de Archivos, que "adapta" la regulación a los "desafíos derivados de la digitalización"

PAMPLONA 14 May. (EUROPA PRESS) -

El Pleno del Parlamento de Navarra ha aprobado este jueves, con los votos a favor de UPN, PSN, EH Bildu, Geroa Bai, PPN y Contigo-Zurekin y los votos en contra del Grupo Mixto (Vox) y la parlamentaria no adscrita Maite Nosti, la ley foral de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental, que sustituye a la ley foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos.

La ley foral impulsada por el Gobierno tiene por objeto "adaptar la regulación navarra a los nuevos desafíos derivados de la digitalización administrativa, el acceso a la información pública y la preservación del patrimonio documental".

En ese sentido, la nueva norma "refuerza la conservación, protección, difusión y puesta en valor del Patrimonio Documental de Navarra y garantiza una gestión documental integral, tanto en soporte electrónico como no electrónico, en el conjunto de las administraciones públicas y entidades incluidas en su ámbito de aplicación".

A tal efecto, se "delimita el alcance" del Patrimonio Documental de Navarra, se regula la estructura y funcionamiento del Sistema Archivístico de Navarra, se establecen medidas de gobernanza de los activos de información y se fijan las reglas de acceso y difusión de la documentación pública y privada que integra el patrimonio documental.

En el plazo de un año desde la entrada en vigor de esta ley, el Ejecutivo foral "habrá de regular el procedimiento para la exclusión y declaración como integrantes del Patrimonio Documental de Navarra de documentos de titularidad privada".

Entre las principales novedades, figura la definición del Sistema Archivístico de Navarra como un "conjunto coordinado de órganos, centros de archivo, servicios y recursos archivísticos sometidos a normas y procesos comunes, con el fin de garantizar la autenticidad, disponibilidad, accesibilidad y conservación de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Navarra".

En lo tocante a la localización e identificación de los documentos bajo custodia del Sistema, las entidades titulares de los mismos contarán con un plazo de cinco años para impulsar instrumentos de descripción que faciliten las consultas de los usuarios.

El Sistema Archivístico de Navarra estará compuesto, entre otros, por el departamento competente del Gobierno de Navarra, el Consejo Navarro de la Cultura y las Artes, la Comisión de Evaluación Documental, los sistemas de archivo de las administraciones públicas navarras, las entidades locales y los archivos privados que se incorporen mediante convenio, lo que, "en este caso, permitirá su asesoramiento, acceso a ayudas públicas y mejor preservación del patrimonio documental".

En ese contexto, el departamento habilitado en materia de archivos asumirá la dirección del sistema y, además de ejercer funciones de coordinación y aprobación de políticas y normas técnicas archivísticas, impulsará la digitalización, la supervisión de plataformas de archivo digital seguro, la homologación de indicadores de calidad y la elaboración del Censo de Archivos y Patrimonio Documental de Navarra.

Asimismo, se proyecta la aprobación de un catálogo profesional de referencia para el personal de archivos, el impulso de la formación especializada y la definición de requisitos tecnológicos y funcionales tendentes a la implantación del archivo electrónico único en las Administraciones Públicas de Navarra.

La Comisión de Evaluación Documental refuerza su papel como órgano técnico encargado de determinar los criterios de valoración, conservación, eliminación y acceso a los documentos producidos por las Administraciones Públicas de Navarra.

No obstante, el reglamento de composición, organización y funcionamiento en vigor mantendrá su vigencia hasta que, en el plazo de un año, el Gobierno de Navarra apruebe uno nuevo, mediante decreto foral.

Entre otras funciones, este órgano emitirá acuerdos vinculantes sobre conservación y eliminación documental, elaborará tablas de valoración y acceso, resolverá reclamaciones relativas al acceso a documentación privada depositada en archivos públicos y establecerá criterios específicos para la preservación de documentos y expedientes electrónicos.

La norma extiende el modelo a otras instituciones públicas (Parlamento de Navarra, Cámara de Comptos, Defensor del Pueblo, Consejo de Navarra, UPNA y Administración de Justicia), que mantendrán sus propios sistemas de archivo bajo criterios comunes de coordinación técnica.

Además, la nueva regulación impulsa la digitalización progresiva de los fondos documentales y atribuye al Portal de Archivos de Navarra la condición de herramienta básica de difusión, vía internet, de la documentación custodiada en los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra.

En el ámbito de la gestión documental electrónica, la Ley incorpora la figura del archivo digital seguro como plataforma de custodia y preservación de expedientes electrónicos finalizados, en consonancia con la implantación generalizada de la administración electrónica derivada de la legislación estatal.

La nueva norma incluye previsiones específicas relativas al uso de la inteligencia artificial en la gestión de los activos de información, fijando límites y procedimientos dirigidos a garantizar la protección de los derechos fundamentales y el cumplimiento de las obligaciones de las entidades públicas.

A su vez, se refuerzan las obligaciones de las administraciones y entidades titulares de documentación pública, que deberán disponer de un sistema de archivo propio, definir políticas de gestión documental y establecer planes de gestión de riesgos y contingencias, a implantar de forma progresiva en un plazo de cinco años.

En relación con las entidades locales, tendrán que contar con su propio sistema de archivo integrado en el modelo foral, con especial refuerzo para los municipios de más de 15.000 habitantes, que deberán disponer de servicios archivísticos completos, personal técnico cualificado y funciones avanzadas de gestión, conservación y difusión documental.

Para el resto de las entidades locales, se disponen sistemas adaptados y programas de apoyo, así como medidas específicas para municipios en riesgo de despoblación, con especial atención a la digitalización y conservación preventiva del patrimonio documental.

Para que las entidades locales de Navarra, especialmente aquellos municipios y concejos de población igual o inferior a 15.000 habitantes, puedan cumplir adecuadamente con las obligaciones recogidas en esta Ley, el departamento competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental consignará una partida anual de ayudas que asegure la financiación dentro de los Presupuestos Generales de Navarra.

Igualmente, se regula el acceso a la documentación integrante del Patrimonio Documental de Navarra, tanto pública como privada. El texto incorpora por vez primera un título específico sobre inspección y régimen sancionador, que contempla la creación de un servicio de inspección de archivos y tipifica las infracciones en materia archivística.

Además, se podrá acordar la imposición de multas coercitivas para hacer efectivo el cumplimiento de los deberes establecidos, en la forma y cuantías previstas en la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra.

En el plazo de dos años y si las disponibilidades presupuestarias así lo permiten, el departamento competente iniciará los procedimientos administrativos necesarios para la modificación del correspondiente decreto foral de estructura orgánica, a fin de crear la unidad administrativa encargada de la inspección de archivos.

Una vez dictaminada, la ley foral entrará en vigor a los dos meses de su publicación en el BON.