MADRID, 1 Sep. (Portaltic/EP) -
La digitalización de procesos es un elemento tecnológico clave en la transformación de las empresas. En este cambio, la firma digital juega un papel crucial a la hora de mejorar la eficiencia y la seguridad, al tiempo que se produce un enorme ahorro de papel. La implantación progresiva de esta solución en las grandes empresas españolas va dejando una importante huella.
Es el caso de Globalia, que ha concluido la implantación progresiva de la firma digital en los diferentes procesos de las compañías del grupo. Este cambio ha llevado a que solo en 2019 dejasen de firmarse en papel más de 620.000 documentos en procesos relacionados con los clientes o los propios empleados, y en empresas como Halcón Viajes, Viajes Ecuador, Globalia Corporate Travel o Groundforce.
El proyecto, liderado desde la Dirección de Transformación, ha tenido un enfoque transversal y ha involucrado a múltiples áreas dentro de Globalia: Legal, RR.HH., Operaciones, IT, Minorista, Hoteles o Handling, entre otras. La solución de firma, desarrollada por Econocom y 3G Mobile Group, ofrece un servicio integral que incluye equipamiento para firma, software, integraciones y soporte, bajo un modelo de suscripción flexible.
Eso supone la optimización y gestión en tiempo real de miles de operaciones que antes requerían de mucho más tiempo y esfuerzo, y que implicaban mayor margen de error. "Además, la digitalización de estos procesos ha ayudado a poder cumplir de manera estricta con toda la reglamentación en materia de protección de datos personales, haciendo que los datos de clientes y empleados estén más seguros aún", tal y como explican a través de un comunicado las empresas implicadas en este proyecto.
AHORRO DE 9,6 TONELADAS DE PAPEL
A los beneficios a nivel operativo, de mejora de costes y de seguridad hay que sumar un claro impacto medioambiental englobado en las políticas de responsabilidad social corporativa. La gestión digital de documentos en 2019 ha supuesto un ahorro de 9,6 toneladas de papel, lo que supone haber salvado 142 árboles. Esos árboles han podido transformar en oxígeno 106 toneladas de CO2 durante un año. Además, se han dejado de utilizar en el proceso de fabricación del papel 18,9 millones de litros de agua.
En este 2020 Globalia reforzará esta estrategia de digitalización incluyendo más procesos para así mejorar la experiencia de sus clientes, optimizar costes y adaptarse a la nueva normalidad. "El objetivo principal es simplificar los procesos de nuestros clientes y empleados haciéndolos fáciles, sencillos y seguros", afirma José Carlos Díaz Lacaci, director general de Transformación de Globalia.
En este contexto, pone como ejemplo la firma de un contrato de unas vacaciones con Halcón Viajes o de un contrato laboral dentro del grupo, que se realizan ya mediante un simple acto de firma con una tableta o con un móvil. "El contrato digitalizado estará siempre disponible para cualquiera de las partes al estar custodiado por notarios con garantías idénticas a las de una firma tradicional", explica Díaz Lacaci, que incide además en la contribución de esta tecnología al compromiso del grupo de reducir drásticamente el volumen de papel impreso.
La empresa 3G Mobile Group, partner de Econocom, destaca las oportunidades de esta tecnología. "Como muchas de las compañías de este país, Globalia tiene muchos procesos susceptibles de digitalizarse, y una de las palancas para hacerlo es la firma digital. No solo es fácil de usar sino que supone ahorro, optimización de los procesos, y mejoras en el impacto medioambiental de las compañías", indica su CEO, José Antonio Santiso.
Por último, Emilio Álvarez, director de Soluciones de Negocio de Econocom, asegura que este proyecto muestra que las barreras de entrada a la adopción de nuevas tecnologías no suelen ser tan altas como a veces se piensa: "Si las soluciones están bien diseñadas y se despliegan correctamente, la respuesta de los usuarios es excelente. Ha sido muy gratificante ver cómo clientes considerados tradicionales no solo no tenían ningún problema sino que agradecían firmar sus contratos de vacaciones utilizando una tableta", concluye.
