Andalucía licita un contrato para el tratamiento de miles de documentos acumulados en dependencias de la Junta

SEVILLA 18 Ene. (EUROPA PRESS) -

La Consejería de Cultura y Deporte de la Junta de Andalucía ha sacado a licitación un contrato, valorado en más de 215.000 euros, para el "tratamiento documental" de 1.600 metros lineales que forman parte de los archivos de oficina de los distintos centros directivos de dicho departamento del Gobierno andaluz. Se trata de una documentación que se encontraba ubicada en los distintos edificios de los Servicios Centrales y que, "por necesidades urgentes de conservación", ha sido trasladada al Archivo General de Andalucía.

Así se recoge en la memoria justificativa de esta licitación, consultada por Europa Press, cuyo importe con el IVA incluido asciende a 223.148,05 euros, si bien el valor estimado del contrato se cifra en 215.156,53 euros con una duración prevista de doce meses a partir del próximo 1 de mayo de 2026, que podría prorrogarse por "otro plazo máximo de dos meses".

Según se precisa desde la Consejería de Cultura y Deporte, el referido tratamiento documental consistirá, por un lado, en la "identificación, clasificación, ordenación, descripción, signaturado, instalación de documentos y todas las tareas necesarias para proceder al ingreso de dicha documentación al Archivo Central de la Consejería" mediante la aplicación @rchivA --Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía--, o bien se procederá a "eliminaciones de documentos autorizadas que cuenten con tablas de valoración aprobadas por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos".

Además, en el marco de esta actividad, se procederá al "estudio, evaluación y preparación de dicha documentación para realizar las transferencias al Archivo General de Andalucía", de acuerdo con las instrucciones técnicas aprobadas el 10 de abril de 2019, según detalla la memoria, que precisa que también puede acordarse "eliminaciones de documentos autorizadas que cuenten con tablas de valoración aprobadas por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos".

Los trabajos que "conlleven el tratamiento documental sobre los documentos físicos" se llevarán a cabo en la sede del Archivo General de Andalucía para "evitar riesgos relacionados con pérdidas y destrucción no autorizada de documentación que forma parte del Patrimonio Documental de Andalucía".

ACUMULACIÓN DE EXPEDIENTES

A la hora de justificar la licitación de este contrato, desde la Consejería que dirige Patricia del Pozo explican que, "debido a la acumulación de expedientes tramitados en los últimos años", existe "un volumen pendiente de transferir de 1.600 metros lineales, lo que supone aproximadamente 13.000 cajas o unidades de instalación".

"Actualmente en la plantilla de la Secretaría General Técnica no se encuentra ocupado el puesto de Dirección del Archivo Central, y tampoco se dispone de los recursos humanos suficientes para atender los trabajos objeto de este contrato, al ser necesarios al menos un equipo formado por cuatro personas con formación técnica a jornada completa durante un periodo de doce meses", detalla la memoria justificativa.

Así, desde la Consejería aclaran también que, actualmente, el Archivo Central tiene en plantilla "una sola persona con titulación técnica de archivo, ocupando puesto base, para atender las necesidades en materia de archivo de toda la Consejería, por lo que no es posible poner a disposición de este contrato los escasos recursos disponibles existentes sin comprometer la gestión documental de la Consejería".

Además, "no existen en número adecuado ni suficiente para el trabajo a realizar puestos en la RPT --Relación de Puestos de Trabajo-- con requisitos de formación archivística en ninguno de los distintos centros directivos de los que consta" la Consejería de Cultura, que, "a la vista de la situación de saturación de los espacios físicos y a la falta de los recursos humanos necesarios, en número, disponibilidad y especialización para la prestación de los servicios requeridos", considera "necesario recurrir a la contratación externa" para este trabajo de tratamiento documental.

GANAR ESPACIO EN DEPENDENCIAS DE LA CONSEJERÍA

La "necesidad de la contratación" se justifica también desde la Junta ante la "elevada volumetría de expedientes producidos y acumulados" por dicho departamento que se soporta en los cinco edificios en los que está repartida la sede de la Consejería de Cultura, dos de ellos declarados Bien de Interés Cultural (BIC), y un tercero también incluido dentro del catálogo de edificios protegidos, hasta el punto de que dicha documentación ocupa "en torno al 30 por ciento de las dependencias" de dichos inmuebles, que "podrían ser destinadas a oficinas y despacho de los empleados públicos", según se apunta en la memoria justificativa.

Según los cálculos de la Junta, para "ganar espacio en los edificios de la Consejería de Cultura y Deporte, sería necesario transferir al archivo correspondiente, Central de la Consejería de Cultura y Deporte o, en su caso, al Archivo General de Andalucía", 3.850 unidades de instalación o 480 metros lineales de documentación de la sede de la calle San José; 1.280 unidades o 160 metros lineales de la sede de Santa María la Blanca; 1.400 unidades o 200 metros de la sede de la calle Levíes, y 200 unidades o 24 metros lineales de las dependencias ubicadas en el Estadio de La Cartuja de Sevilla.

Todo ello suma en total "unas 6.900 unidades de instalación, lo que suponen unos 860 metros lineales de documentos de la Consejería que se encuentran ocupando las oficinas y despachos", aclara el documento de la memoria justificativa.

No obstante, la Consejería precisa que hay otras 6.100 unidades de instalación que suponen 750 metros lineales de documentos que ya fueron trasladados al Pabellón del Futuro "carentes de organización y descripción" en la aplicación @rchivA, por lo que "el total del volumen de documentación pendiente de organizar y describir en @rchivA asciende a unos 1.600 metros lineales".

SITUACIÓN "CRÍTICA"

Desde el departamento de Patricia del Pozo advierten de que "la situación es crítica en dos sentidos", porque "no se puede garantizar la adecuada organización y custodia de los procedimientos que son competencias de esta Consejería", y porque "no se dispone de espacio adecuado para el trabajo de los funcionarios adscritos" a la Consejería.

Esta situación --continúa el documento-- "comporta un peligro para la conservación del patrimonio documental, además de un peligro para la salud de las personas trabajadoras", de ahí que se haya procedido a realizar su traslado "a un lugar más conveniente para su tratamiento documental e ingreso en el Archivo Central de la Consejería y posterior transferencia al Archivo General de Andalucía, y eliminar de forma autorizada la documentación que proceda".

"Debido al volumen pendiente de dichas transferencias y a la vista de la plantilla actual del personal, no se dispone de los recursos humanos necesarios, en número, disponibilidad y especialización, para la prestación de los servicios requeridos", por lo que la Consejería entiende que "resulta imprescindible atender esta necesidad mediante un contrato de servicios de asistencia técnica" como el que se ha sacado a licitación por un importe superior a 200.000 euros.