La UMU espera reducir un 20% el tiempo de sus trámites con su nuevo Plan Operativo de Administración Digital

MURCIA, 9 Jul. (EUROPA PRESS) -

La Universidad de Murcia (UMU) ha presentado este viernes su Plan Operativo de Administración Digital (POAD), con el que espera reducir, al menos, un 20% el tiempo que sus estudiantes tardan en realizar la mayor parte de sus trámites; simplificarlos; que haya una mayor participación de la comunidad universitaria; y que el tiempo medio de resolución de las actuaciones administrativas se reduzca también un 20%.

Así lo ha hecho saber el vicerrector de Estrategia y Universidad Digital, Pedro Miguel Ruiz, quien ha presentado este Plan en un seminario online en el que ha comparecido acompañado por el rector de la UMU, José Luján; el secretario general, Francisco Antonio González; y la coordinadora de tecnologías habilitadoras en la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, Montaña Merchán.

Ruiz ha recordado que este plan se enmarca en las líneas de actuación definidas en el Plan de Transformación Digital, y ha explicado que el objetivo principal es "mejorar la experiencia de usuario y la prestación del servicio", y no solo " hacer cosas en administración digital". Para ello, se han definido cuatro elementos: los objetivos operativos; las actuaciones; la secuenciación en el tiempo; y su evaluación.

Ruiz ha manifestado que el plan, que cuenta con un anexo económico de un millón de euros para el desarrollo de las medidas, se llevará a cabo en dos cursos, el 2020-2021 y el 2021-2022, "adaptándose a los cambios tecnológicos y normativos que se vayan dando".

Así, tiene cuatro propósitos fundamentales, el primero de los cuales pasa por impulsar la simplificación y digitalización de trámites, a través del rediseño, la reducción de cargas, la automatización y la tramitación proactiva dirigida por datos, persiguiendo un incremento de la productividad y una mayor eficacia en la gestión interna.

Asimismo, persigue apostar por la transparencia y rendición de cuentas desde la innovación, promoviendo la apertura de datos y fomentando la cultura de la reutilización y la participación de toda la comunidad universitaria.

También pretende establecer y desarrollar un marco de cooperación y coordinación activa con el resto de organismos del sector público, en el desarrollo de la interoperabilidad inter e intra administrativa, y propiciando la compartición y reutilización de plataformas y servicios. Por último, persigue afianzar la seguridad y la accesibilidad en la comunidad universitaria, fortaleciendo su divulgación y concienciación.

Este plan materializa la visión y objetivos estratégicos del PTD, en el ámbito de la Administración Digital universitaria para el corto y medio plazo en 21 actuaciones, derivadas a su vez de 3 objetivos operativos: generar valor mediante la digitalización de trámites, optimizar la productividad y la eficacia, y garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidad. Dichas actuaciones está previsto implementarlas, a su vez, en 21 meses.

Para el desarrollo del POAD se han tomado como referencia diferentes planes de Administración Digital de otros organismos públicos y universidades. Cabe destacar entre ellos el Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021 -2025.

EJEMPLOS DE LAS ACTUACIONES

Estas 21 actuaciones que se van a desarrollar en 21 meses están "muy orientadas a estudiantes y personal de la UMU", según Ruiz, quien ha puesto como ejemplo "mejorar la propuesta de trámites académicos y de movilidad" para que los estudiantes "puedan hacer más cosas en todo momento y lugar"; así como "hacer posible la actuación automatizada guiada por los datos (por ejemplo, la emisión de un título tras la última nota en el expediente)".

Asimismo, se propone inventariar trámites para simplificar los pasos internos de los trámites y "aligerar pasos o eliminar trabajo superfluo" al personal empleado. La UMU también se ha dotado del gestor de expedientes, herramienta que tiene que ser transversal para que la gestión sea interoperable con otras administraciones.

Asimismo, se propone que no haya una persona detrás impulsando en todo momento los trámites que se puedan automatizar al 100%. "Ya estamos haciendo pruebas en la emisión de muchos certificados en base a sellos de órganos: la comunidad universitaria ve que cada vez se reduce más el periodo desde que se pide un trámite con varias firmas", ha manifestado.

"LIBERAR AL FUNCIONARIO DE TAREAS REPETITIVAS"

Por su parte, Montaña ha ofrecido unas palabras sobre la 'Importancia de avanzar en la Administración Digital como mejora para el ciudadano. Plan de Transformación Digital de las Administraciones Públicas'.

Durante su intervención, Montaña ha señalado que cuanto más se usa la nube ('cloud') se reciben más ataques de ciberseguridad, pero el Ministerio ha desarrollado una herramienta que está logrando contener y solventar la mayoría de ellos. "Algunos salen en la prensa pero otros no han tenido nada de éxito y los hemos podido atajar perfectamente", añade.

También se ha referido a una actuación de su departamento enfocada a la incorporación de la innovación y del ciudadano en el mismo proceso del diseño del servicio. "Las primeras iniciativas que estamos recibiendo no son innovadoras, lo que no quiere decir que el funcionario no sea innovador, sino que nosotros mismos filtramos la innovación cuando proponemos medidas", ha señalado.

Su propósito es solventarlo con herramientas para enseñar a los funcionarios a que ellos mismos "no filtren esa innovación" porque "muchas veces van a una innovación más clásica". Y es que, añade, "las personas, en general, cuando hablamos de innovación, intentamos añadir elementos a los que se nos propone innovar, en lugar de sustraer elementos y simplificar"

Montaña también ha señalado que el objetivo es acercar la administración a las 'startup' o empresas pequeñas que "tienen muchas innovaciones aplicables a la administración". Asimismo, otro de sus propósitos es que las tareas repetitivas desarrolladas por funcionarios sean sustituidas por robots software y que descarguen al empleado público de tareas rutinarias, de forma que su servicio se centre en comprobar que se han desarrollado de forma eficiente.**LA UMU, "PIONERA"

González, por su parte, ha destacado que la UMU ha impulsado en los últimos tres años de forma "muy decidida" esta administración digital, y la institución siempre ha sido "pionera". De hecho, recuerda que en 2005 ya se publicó el primer plan que consistía en ofrecer trámites electrónicos a la comunidad universitaria.

Ha recordado que la UMU cuenta con el proyecto 'Lola' que intenta descargar al empleado público de algunas tareas repetitivas como la EBAU o los procesos selectivos.

Ha señalado que el POAD se ha apoyado en principios rectores transversales. Para empezar, ha afirmado que el usuario "es el centro y la UMU debe adaptarse a las expectativas de sus usuarios (de la comunidad universitaria pero también externos)". En segundo lugar, ha indicado que ha de centrarse en la "gestión inteligente del dato" porque son conscientes de que sus estudiantes "suponen un activo importante para analizar servicios y necesidades".

En tercer lugar, ha manifestado que es necesario trabajar con instituciones y crecer con ellas a través de la colaboración; y "que tengan una experiencia ágil, para que haya facilidad en el trato".