LONDRES, January 26, 2011 /PRNewswire/ -- El grupo independiente paneuropeo de objetivos revela que los responsables de información ya reconocen la necesidad de gestionar la información y documentos de forma más eficaz, a pesar de que parece no estar claro cómo llevarlo a la práctica.
Ricoh Europe (http://www.ricoh-europe.com/), especialista en soluciones de oficina, servicios de documentos gestionados y producción impresa, ha revelado hoy los descubrimientos de una serie de grupos de objetivos llevados a cabo por una importante firma de inteligencia de mercado mundial, IDC. Los grupos han incluido más de 250 responsables de información en nueve mercados europeos (1). Han hablado en torno a los retos a los que se enfrentan los responsables de información en referencia a la gestión del volumen cada vez mayor de información dentro de sus negocios en la actualidad. IDC prevé que para el año 2020, la información digital haya crecido en un factor de 30, a pesar de que el número de profesionales mundiales TI que se espera la gestionen, haya crecido en un factor de 1, 26 Ene. (2) - .
Los grupos de objetivos han considerado las formas más eficaces de transformar la información de los negocios y documentos empresariales en valiosos activos para la compañía. La centralización de la gestión de documentos se listó junto a la necesidad de maximizar los beneficios de los servicios de gestión de documentos ("Managed Document Services") (http://www.ricoh.com/mds/index.html). La mayor parte de los participantes acordó que la gestión efectiva de los documentos almacenados, compartidos y creados de forma interna es una prioridad empresarial, pero confesó que sencillamente no tenía tiempo para comenzar a hacer frente a este problema. Según IDC, una organización con 1.000 trabajadores del conocimiento pierde 6 millones de dólares al año, ya que los empleados buscan, recrean y reformatean la información (3).
El estudio ha confirmado también los resultados del estudio cuantitativo de Ricoh e IDC lanzado en Europa en octubre de 2010 y titulado "Managing Documents for Success in the New Business Information Paradigm" (4) (http://mdsresearch.ricoh-europe.com/eu/). A pesar de que se conocen los beneficios de la gestión de información más eficaz y el papel que pueden desempeñar los servicios de gestión de documentos, muchos profesionales senior TI siguen sin estimar los beneficios que puede llevar a sus negocios. Los beneficios incluyen la reducción de costes, mejora de la seguridad, reducción del impacto medioambiental y aumento de la productividad como resultado de la mejora del acceso a la información crítica.
La mayoría de los responsables de información dentro de los grupos de objetivos acordaron que la implementación de éxito de los servicios de gestión de documentos depende de la combinación de tres elementos clave: procesos, personas y tecnología. El éxito del despliegue de la tecnología y el retorno en las inversiones ha aumentado de forma considerable gracias a la aseguración de su integración dentro del centro de los procesos empresariales, y sus empleados han recibido apoyo para adoptarse a cualquier cambio introducido.
Se ha indicado que el área principal de mejora dentro de las organizaciones era el aumento del apoyo necesario cuando se realizaron cambios en los procesos internos, además de ayudar a los empleados dentro de sus organizaciones para adaptarse a los cambios. Muchos han solicitado la gestión senior para liderar el ejemplo en términos de procesos de cambios internos.
Como resultado de los descubrimientos, Ricoh ha creado cinco directrices para que los responsables de información se aseguren de que pueden gestionar el flujo de información de forma más eficaz a través de todas las divisiones empresariales en el futuro:
1) Asegurarse el objetivo de las personas y analizar la conducta del usuario final para información sobre la toma de decisiones tecnológicas.
2) Gestionar eficazmente los procesos de cambios para que las inversiones se protejan y maximicen.
3) Centrarse en la optimización de los procesos de documentos para conseguir el mejor retorno de las inversiones y hablar el idioma de los responsables financieros.
4) Trabajar con los proveedores que ofrecen el gobierno en marcha no solo para 'el despliegue y la salida' - creando una asociación auténtica con los vendedores, las relaciones empresariales adecuadas que disponen de visión a largo plazo de lo que está realizando el negocio.
5) Implementar las mejores prácticas tecnológicas - se pone en marcha sin decir que la tecnología desplegada es tanto robusta, como segura, y que la innovación deberá llevarse al cliente.
David Mills, vicepresidente ejecutivo de operaciones de Ricoh Europe, comentó: "El saber hacer y el conocimiento colectivo de los empleados, las conversaciones que se tienen todos los días, las ideas que generan y la información que crean y comparten, es 'información capital' para las organizaciones. Se trata de lo que diferencia a una compañía y de lo que asegura al crecimiento en el espacio de trabajo cambiante. Al considerar nuestras directrices, los responsables de información estarán equipados para prestar apoyo a las organizaciones en el futuro".
"Ricoh Managed Document Services va más allá de los servicios impresos gestionados tradicionales, y ofrece una capacidad adjunta del poder de la información capital como activo empresarial central. Al prestar apoyo a los procesos de gestión de cambios, diferenciamos nuestra oferta y ayudamos a los responsables de información para proteger el retorno de las inversiones a largo y corto plazo. Trabajaremos con ellos para implementar de forma eficaz las mejoras de los procesos empresariales y prestaremos apoyo al cambio para que los empleados sean más eficaces con las nuevas tecnologías y procesos".
"Con esta aproximación estamos comprometidos de forma activa con prestar apoyo a la transformación de los responsables de información en asesores potentes y estratégicos dentro de sus negocios, capaces de conducir la innovación, toma de decisiones estratégicas y ayudar al crecimiento de los negocios".
(1) Austria, Bélgica, Francia, Alemania, Italia, Países Bajos, España, Suiza y Reino Unido/Irlanda - Octubre de 2010
(2) The Digital Universe Decade - Are You Ready?, Mayo de 2010, Un IDC iView patrocinado por EMC
(3) Fuente IDC : Hidden Costs of Information Work: A Progress Report, IDC#217936, 2009
(4) 477 encuestados cualificados de varias de las principales organizaciones de Europa en Austria, Bélgica, Francia, Alemania, Italia, Países Bajos, España, Suiza y Reino Unido/Irlanda - Octubre de 2010
Acerca de Ricoh
Ricoh Company, Ltd ("Ricoh Company") es un líder en tecnología global, especializado en los mercados de impresión de oficina y producción. Ricoh trabaja con organizaciones de todo el mundo para modernizar los entornos de trabajo y optimizar la eficiencia documental.
Con más de 108.500 empleados en todo el mundo, Ricoh opera en Europa, América, Asia/Pacífico, China, y Japón. Ricoh Europe Holdings Plc es una compañía pública limitada, y la sede central en EMEA de Ricoh Company con operaciones está situada en Londres, Reino Unido, y Amstelveen, Países Bajos. En el año fiscal terminado el 31 de marzo de 2010, los ingresos de las operaciones en EMEA de Ricoh alcanzaron los 458.500 millones de yenes (4.500 millones de dólares estadounidenses), y las ventas mundiales de Ricoh Company llegaron a los 2.016 millones de yenes (21.000 millones de dólares estadounidenses) en el año terminado el 31 de marzo de 2010.
Página web: http://www.ricoh-europe.com
(CONTINUA)
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