MADRID, 22 Mar. (EDIZIONES/Portaltic) -
El correo electrónico es un recurso que utilizan muchas personas a diario. Ya sea por temas de trabajo, para recibir notificaciones, para ponerse en contacto con empresas por motivos varios, para enviar apuntes a un compañero de estudios o para hablar con algún amigo, entre otras cosas, se trata de un servicio que ha adquirido cierta importancia en el día a día de la gente. Por ello, es necesario saber escribir bien un email y esto no es algo que todo el mundo se plantee.
La estructura y las palabras usadas en un mensaje importan. Dependiendo de cómo se haga la redacción, el receptor tiende a contestar más rápido y el propio mensaje cala más y mejor, de manera que se tienden a evitar malos entendidos de 'te he dicho esto y tu has respondido lo que has querido' o 'no he entendido lo que me has dicho'. Además, en ambientes laborales es especialmente necesario que todo esté bien pensado, ya que se pueden conseguir respuestas más efectivas, algo destacable si el email es uno de los canales de comunicación principales.
Esto es algo que ha comprobado un veterano de guerra de Estados Unidos llamado Kabir Sehgal y que ha explicado en una publicación en el medio Harvard Business Review. Sehgal comenta que un email preciso dentro del mundo militar es esencial para que una misión o un proyecto se lleve a cabo con éxito o no; al fin y al cabo, los militares, por el tipo de trabajo que ejercen, tienen que actuar muchas veces de manera rápida y directa, así que lo mejor es no perder tiempo innecesario con los correos electrónicos y tener todo claro lo antes posible.
Este concepto lo ha extrapolado a su trabajo actual. Las técnicas para hacer el email 'perfecto' que ha ido empleando han mejorado las respuestas recibidas, tanto en calidad como en rapidez. No se trata de técnicas descabelladas ni difíciles de emplear, sino más bien de cosas lógicas relacionadas con cómo funcionamos los seres humanos y con nuestra capacidad de interés y atención.
Estos son los trucos o consejos que tienes que seguir para escribir el email perfecto y recibir respuestas rápidas, claras y adecuadas. La mayoría están relacionados con la estructura a seguir y, sobre todo, con las palabras clave, pero también con el contenido, con ser conciso y no dar rodeaos innecesarios.
CUENTA DE CORREO
Si utilizas el email para trabajar tienes que dar buena impresión. No es lo mismo que utilices una cuenta “dperezgarcia@micuenta.es” y tengas de nombre 'Daniel Perez García', algo que te representa, a que uses un dominio “eldaniwapo@hotmail.com” y no tengas ni nombre puesto.
Las cuentas institucionales o generadas por las propias empresas son como el primer caso, por lo que aquí no te tienes que preocupar. Si tienes otra cuenta desde la que trabajas o te pones en contacto con gente para asuntos importantes, debe ajustarse también al primer perfil: tienes más credibilidad como persona y la gente tiende a prestar más atención al correo enviado. Al usar el segundo caso te arriesgas a que la gente no te tome enserio y/o directamente no lea el envío, algo que no debe ocurrirte bajo ninguna circunstancia.
ASUNTO DEL CORREO
Junto con el nombre del emisor, lo primero que ve una persona al recibir un correo electrónico es el asunto del mismo, por lo que es esencial que este sea claro y vaya directo al grano, utilizando palabras clave del texto y algunas extra para especificar la naturaleza del email.
El asunto tiene que contener dos premisas, según Sehgal: el objetivo del envío y qué quieres que el receptor haga con la información. De esta manera, la persona que reciba el correo sabe antes de abrirlo qué tiene que hacer, si simplemente es una nota informativa, si estás esperando una respuesta, si tiene que hacer algo, etc.
Aquí es muy importante la elección de las palabras clave, es decir, aquellas palabras más significativas del texto. El asunto no debe ser muy largo, pero sí contener de tres a cinco de este tipo de palabras para que se pueda saber qué información hay en el correo.
Además, al principio del asunto es bueno que utilices una palabra clave que indique el propósito antes nombrado. Añadir al inicio 'información', 'petición', 'firmar', 'citación', etc., hacen que el receptor ya sepa lo que quieres de él y conteste de forma más precisa y lo antes posible.
Un ejemplo del asunto sería, si vas a pedirle a tu jefe vacaciones, 'Petición – Vacaciones 15/30 de julio'. Aquí ya estás dando a entender que pides algo, para qué lo pides y cuándo lo quieres pedir. Todo detallado antes, incluso, de que se abra el propio texto.
LÍNEA RESUMEN DEL CONTENIDO
En la publicación ya citada, Sehgal habla de lo que en el mundo militar se ha abreviado como BLUF, ‘Bottom Line Up Front’, una línea de texto muy breve que se coloca al inicio del email y que resume su contenido con más profundidad que el asunto, pero sin llegar a contar todo con pelos y señales.
En esta línea tiene que encontrarse la información más importante para el lector del correo. Una manera muy sencilla para que esto se cumpla y su redacción no genere quebraderos de cabeza innecesarios es que responda a las 5 W, es decir, a qué, quién, dónde, cuándo y por qué (‘what’, ‘who’, ‘where’, ‘when’ y ‘why’ en inglés). Así, lo más importante está siempre a golpe de vista y si hay una respuesta por parte del receptor, ésta tiende a ser más centrada y clara.
Ten en cuenta que aquí no te debes extender demasiado y que en ningún caso puede sustituir al propio contenido del correo electrónico. Esta información se puede escribir tal cual a modo de primera línea, justo debajo del saludo inicial, o se puede señalar con alguna palabra clave para que el receptor, sobre todo si no está familiarizado con el email 'perfecto', identifique por qué está puesta. En el caso de que se necesite una respuesta antes de un día concreto, también habría que especificarlo aquí.
Siguiendo con el ejemplo de las vacaciones, una buena línea resumen sería escribir 'Resumen: Petición de vacaciones del 15 al 30 de julio de 2017, tal y como consta en el convenio laboral'. Así, se sabe que tú como emisor estás pidiendo algo (vacaciones), eres quien pide los días, cuándo los pides y por qué los pides (te corresponden por convenio). En este caso el “dónde” no haría falta especificarlo a no ser que por tu trabajo tengas que dar más detalles de qué pretendes hacer en tus días libres.
CONTENIDO DEL CORREO
Estructurar de forma adecuada el contenido del correo electrónico es algo básico: por mucho que lo ya explicado sea óptimo, si no te explicas bien en el texto poco se puede hacer para descubrir y entender todos los detalles que quieres transmitir.
Los emails cuanto más cortos y concisos, mejor. Nadie quiere leerse 6 o 7 párrafos de texto si en dos ya lo tienes todo hecho. Aún así, puede ocurrir que tengas que mandar un correo largo, no pasa nada, pero ten en cuenta que no debes dar muchas vueltas sobre lo mismo. Un pequeño truco aquí es que organices la información en párrafos (uno para cada cosa que quieras contar) o en una pequeña lista; haz lo necesario para que se entienda sin que el receptor tenga que pasarse una hora entera leyendo cosas.
La información estructúrala siempre de mayor a menor importancia, ya que la capacidad de atención de las personas es limitada y tendemos a despistarnos con relativa facilidad: es mejor que lo básico se haya leído y que detalles menores queden en el olvido a que ocurra todo lo contrario.
En cuanto a la gramática y a la sintaxis, utiliza frases cortas con la estructura tradicional de Sujeto + Verbo + Predicado. Además de emplear la voz activa para que los mensajes calen mejor, evita repetir palabras a no ser que se trate de una palabra clave – no utilices en un mismo párrafo “petición” dos veces a no ser que sea una palabra vital -, no uses palabras largas y no utilices adverbios acabados en -mente.
En lo que respecta a los archivos adjuntos, si hay posibilidad de que te los ahorres y pongas un link, mucho mejor, según Sehgal. Por ejemplo, de tener que enviar un artículo colgado en una página web, antes de que lo descargues y lo envíes en .pdf o .docs, pon el enlace en el correo: de esta manera, si hay una actualización del documento, la propia página web tendrá la versión más reciente del mismo.
