MADRID, 16 Sep. (Portaltic/EP) -
Gracias a las nuevas tecnologías e inmersos en la era de Internet, los usuarios, y en mayor medida las empresas, han dejado a un lado el papel para trabajar en un entorno digital. Toda la información importante se encuentra almacenada y se gestiona desde un ordenador. Pero al igual que ocurría antes con el papel, uno de los principales problemas sigue siendo el exceso de información. Documentos duplicados, infinidad de correos electrónicos sobre un mismo asunto en la bandeja de entrada, archivos adjuntos información que en exceso y sin correcta gestión puede ocasionar problemas en ciertas ocasiones.
Pero el constante avance de estas nuevas tecnologías hacen que tanto usuarios como organizaciones gestionen esa avalancha de información digital a través de nuevas soluciones.
La encargada de llevar a cabo esta gestión es la multinacional de Tecnologías de la Información Indra junto con 4ikim Collaboration.
La compañía 4ikim ha desarrollado una solución del mismo nombre que combate la avalancha de información digital. Esta solución está fundamentalmente orientada a gestionar lo que se denomina como información "no estructurada", es decir, documentos, imágenes, correos electrónicos, etc.
En general, este tipo de información está en torno al 80 por ciento de la información que se utiliza habitualmente en los procesos de negocio de las empresas. La solución no solo gestiona la información en sí misma, sino cómo y con quién se debe compartir en un entrono de colaboración con otras personas. No sólo trata de gestionar la propia información sino de compartirla y colaborar de manera natural alrededor de la misma generando conocimiento.
La interacción de los usuarios con esta solución es similar, en principio, a la de un gestor de correo electrónico, pero en lugar de recibir únicamente correos electrónicos se recibe todo tipo de información: notas, reuniones, proyectos, viajes, direcciones web bien en Microsoft Office, Google Docs o cualquier otro paquete de soluciones.
Sólo es necesario introducir la información una única vez, de esta manera se evitan duplicados y se reducen las necesidades de almacenamiento. Esto es posible porque la solución 4ikim no gestiona la información en silos -por tipos de programa o formatos- sino que forma parte de una red integrada donde cada elemento está relacionado con otro en un mismo contexto, creando así el conocimiento compartido.
Al actuar sobre una plataforma web, toda esa red de información y sus elementos está siempre disponible y accesible desde cualquier ordenador o dispositivo móvil y no sólo se tiene acceso a la información elaborada por el propio usuario sino también a aquella gestionada por otros usuarios del grupo.
"4ikim ofrece una solución única, integrada y compatible con los programas de uso habitual que nace como solución a un problema grave y creciente al que se enfrenta todo usuario de tecnologías de la información: el diluvio de información digital", asegura el CEO de 4ikim, Alfonso Murat.
Además, asegura que la solución 4ikim supone un enfoque "nuevo, diferente y altamente productivo" dentro de las "escasas soluciones de este tipo existentes en el mercado".
Esta solución tecnológica está disponible a través de Indra en dos formatos. Por un lado en el formato denominado 'Software as a Service' ('SaaS'). Se trata de un modelo de distribución de una solución o aplicación software alojada en las instalaciones del proveedor de servicio a la que se accede con un navegador web y donde el pago se hace por uso de la solución frente a la forma clásica de compra de licencias.
"De esta forma se pasa de una inversión a un coste y el uso se puede medir en función de usuarios, volumen almacenado, uso de la solución, etc.", explica el director de soluciones ECM de Indra, Jacobo Monsell.
Por otro lado se encuentra el formato 'on premise'. Este es el formato habitual de despliegue de una solución software dentro de la infraestructura e instalaciones de cada compañía. "4ikim puede utilizarse en ambos formatos de entrega, permitiendo a los clientes seleccionar el que más se adecue a sus necesidades", afirma.
MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DE LAS EMPRESAS
La utilización de la solución 4ikim por parte de empresas y usuarios permite una gestión eficiente de la información para ellos. En un entorno global altamente cambiante en el que la información y su correcta gestión es un activo capital de las empresas, esta solución mejora la productividad y competitividad de aquellos usuarios que la utilizan.
Uno de los beneficios más directos que ofrece esta solución está relacionado con el descenso del tiempo no productivo malgastado por cada persona en buscar, catalogar y mantener la información que utiliza, tal y como asegura el director de Soluciones de Gestión Documental de Indra, César Soto.
"Este tipo de información generalmente se encuentra en diferentes sistemas dentro de cada empresa que hacen que cada usuario dedique en torno a un 30 por ciento de su tiempo en mantener esta información", asegura.
Al tratarse de una solución que maneja tal volumen de información y sobre todo en la nube, uno de los factores que más puede interesar y a la vez preocupar a los usuarios de la misma es la seguridad y protección de sus datos. 4ikim cuenta con dos plataformas de referencia de la mano de una de las compañías tecnológicas más conocidas e importantes del mundo, Microsoft. Los formatos 'SaaS' desplegados en la 'cloud pública' están protegidos con la plataforma Windows Azure de Dublín para los países europeos y Windows Azure de Estados Unidos para el resto del mundo.
PRESENTE EN LOS PRINCIPALES SECTORES
La solución 4ikim es una herramienta plenamente activa, disponible tanto para empresas e instituciones como para usuarios, que se encuentra en plena fase de evolución en el mercado español, donde ya cuenta con referencias en sectores como el de la aviación, tecnológico, construcción, educación o administración pública.
Esta solución está en constante evolución para poder utilizarla con otras herramientas y programas de uso habitual. La colaboración de la compañía con Indra se centra en incorporar 4ikim a proyectos de cambio de gestión del conocimiento o simplemente en la mejora de la gestión de la información en grandes empresas.
"Estos proyectos ofrecen grandes dosis de valor añadido mediante la integración con otras soluciones y procesos de negocio ya existentes, a las que 4ikim ayuda a funcionar con mayor eficacia y eficiencia", asegura el CEO de 4iKiM, Alfonso Murat.
Al tratarse de una solución inmersa en una evolución constante se está desarrollando nuevos interfaces y modelos de interacción, simplificando aún más su uso para diferentes perfiles de usuarios y abriendo nuevas posibilidades a nuevos paradigmas sociales, táctiles y de movilidad.
"Las líneas activas de I+D seguirán proyectando a 4ikim como una solución de vanguardia, con innovación disruptiva y alta diferenciación, siempre aplicada a la mejora de la productividad de los usuarios y de las organizaciones", concluye.
